Alexa im Büro und Home Office – Möglichkeiten & Voraussetzungen
Wer Alexa bereits im Smart Home nutzt, der ist sich darüber bewusst: Die Möglichkeiten beginnen nicht erst beim Vorlesen von Nachrichten oder dem Notieren von To-Dos, sondern können viel weiter greifen. Genau das ist auch im Büro oder Home Office der Fall, wenn die Sprachassistentin Alexa dabei hilft, anstehende Termine nicht zu vergessen oder den Zugriff auf Tools erleichtert.
Am einfachsten funktioniert das über Skills. Jene sind mit Apps vergleichbar, die Nutzer über den Amazon Skill Store größtenteils kostenlos herunterladen und dann anwenden können. Das Einzige was Interessierte für den Einsatz Zuhause oder im Büro benötigen sind dabei die Alexa App (Android | iOS) und mindestens ein Echo Lautsprecher.
Sinnvolle Alexa Skills und Tipps für Alltags-Routinen im Büro
Fast jeder Tag im Büro wird von wichtigen Terminen begleitet. Folgende Alexa Skills können daran erinnern und auch bei anderen Aufgaben eine dankbare Hilfe sein:
Termine verwalten: Über den Skill Quick Events können Nutzer Termine und Veranstaltungen einfach und schnell per Sprachbefehl verwalten und jene werden dann automatisch im Google Kalender gespeichert. Dafür ist lediglich der Zugriff auf ein Google Konto nötig. Die Funktion ist allerdings in Englisch.
Listen anlegen: Alexa kann sich auch ohne extra Skill Aufgaben merken oder auf Wunsch eine Liste für Einkäufe erstellen. Mit dem Skill Any.do erhält diese Funktion noch Verbesserungen für den Büro Alltag. Die zugehörige Any.do App (Android | iOS) eint Einkaufsliste, Merkliste und Erinnerungen an Aufgaben und sichert diese nicht nur auf einem bestimmten Gerät, sondern überall wo sie benötigt werden.
Telefonate führen: Dank dem Skill RingByName können Kollegen Telefonate untereinander starten, wenn der jeweilige Name gesagt wird und der Gesprächspartner ebenfalls über einen RingByName Account und ein Alexa Gerät verfügt. Echo lässt sich alternativ auch mit dem Konferenz-Tool Skype verknüpfen, was gerade im Home Office praktisch ist. Weitere Optionen zeigt unser Alexa telefonieren Überblick.
Alexa im Büro nutzen – praktische Skills für Tools und Anwendungen
Im Büro sind häufig auch andere Aufgaben gefragt, als Termine wahrnehmen und Telefonieren. An dieser Stelle wartet Amazon ebenfalls mit praktischen Skills auf, die Alexa mit wichtigen Tools verknüpfen:
Cloud Services mit Alexa steuern: Mit dem Cloud Admin Skill steuern Nutzer den AWS-Cloud-Service (Amazon Web Service) mit Alexa. Dabei lassen sich bspw. eigene Lambda-Funktionen aufrufen, EC2-Instanzen verwalten oder Rechnungen analysieren – ganz unkompliziert über Alexa Sprachbefehle.
Support-Tickets erstellen: Wer den Ticket Now Skill mit seinen AWS- und ServiceNow-Account verbindet, kann mit Hilfe von Alexa unkompliziert Support-Tickets erstellen und verwalten. Der Skill verwandelt Alexa in eine nützlichen Co-Workerin, die auf Zuruf über Ticketvorgänge informiert.
Datenstruktur analysieren: Algorithmen sind fester Bestandteil der Onlinewelt. Bei der Erkennung der zeitlichen Komplexität einer Datenstruktur hilft der Runtime Helper Skill. Er analysiert die Datenstruktur bspw. eines Suchalgorithmus und gibt Auskunft über durchschnittliche Zugriffs-, Such-, Einfüge- oder Löschzeiten.
Skills für kleine Pausen im Büro oder den Start in den Tag
Der Alltag im Büro kann nur dann effektiv sein, wenn durch Pausen wieder Kraft getankt wird. Folgende Skills eignen sich besonders für die Pause oder am Morgen vor dem Arbeitsbeginn als produktive Routine.
Gedanken diktieren: Ähnlich nützlich wie das Erstellen von Listen kann ein Tagebuch sein. Alexa ist mit dem Daily Log Skill nicht nur Assistentin, sondern auch Sekretärin. Denn Anwender können Gedanken diktieren, die dann gespeichert werden. Wer sich Sorgen um die Privatsphäre und Sicherheit seiner Daten macht, der kann die gesprochenen Tagebucheinträge per PIN sichern.
Technik-Quiz: Wer sein Wissen über Technik unter Beweis stellen möchte (Kollegen oder sich selbst) bekommt mit dem Technikwissen Skill eine gute Gelegenheit dazu. Ein Duell lockert Pausen auf und führt je nach Erfolg der Kandidaten zu Lachern und somit für ein gutes Arbeitsklima.
Informiert bleiben: Wer vor dem Gang ins Büro oder in der Pause über die wichtigsten News informiert bleiben möchte, dem empfehlen wir den Tageschau Skill. So behalten Angestellte auch abseits der Themen im Büro-Alltag den Überblick in Sachen aktuelle Ereignisse, Geschehnisse und News.
Bastler: Wer noch nicht von dem großen Skill Angebot überzeugt ist, kann mit dem Alexa Skills Kit (ASK) selbst zum Entwickler werden und eigene Skills erstellen. Vielleicht entsteht so in der Freizeit eine weitere praktische Alexa Anwendung für das Büro.
Fazit zu Alexa im Büro nutzen – Echo mit festem Platz am Schreibtisch
Anwender dürfen sich über viele Vorteile freuen, wenn einem Amazon Echo ein fester Platz im Büro
z. B. auf dem höhenverstellbaren Schreibtisch zukommt und nützliche Alexa Skills eingerichtet sind. Alexa erinnert an Termine, der Echo Lautsprecher wird zum Telefonersatz oder dient als wichtige Informationsquelle über Daten und Support-Tickets. Das erweist sich bei der Arbeit im Büro oder Home Office als echte Erleichterung.
Büro Mitarbeiter können allerdings auch ganz praktisch mit dem Smart Speaker umgehen, indem sie Echo als PC Lautsprecher nutzen.
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